中國加入世界貿易組織已經(jīng)五周年。伴隨著(zhù)中國入世，中國的企業(yè)開(kāi)始越來(lái)越多的走出國門(mén)，到海外參展、開(kāi)廠(chǎng)、做生意，琢磨著(zhù)怎么從老外的兜里掏出更多的錢(qián)。海外參展是出國做生意的第一步，目的是在人家門(mén)里來(lái)個(gè)自我介紹，先聲奪人，為日后的買(mǎi)賣(mài)打下個(gè)好基礎。在海外如何參展、辦展？參展、辦展有哪些竅門(mén)、步驟和注意事項？我們請業(yè)內專(zhuān)家為您說(shuō)個(gè)明白。

團隊組建有學(xué)問(wèn)

企業(yè)參加展會(huì )的目的是展示企業(yè)品牌形象，代表企業(yè)參加展覽的團隊必須精心挑選。對負責展臺的團隊的挑選取決于企業(yè)希望對外界傳達的形象。這個(gè)團隊視規模大小應該包括產(chǎn)品技術(shù)人員、市場(chǎng)銷(xiāo)售人員、優(yōu)秀的翻譯和禮儀服務(wù)人員。

產(chǎn)品技術(shù)人員和市場(chǎng)銷(xiāo)售人員如果能用英語(yǔ)與專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾交流是最理想的，如果不能就要配備專(zhuān)業(yè)翻譯，這樣會(huì )使溝通順暢，獲得意想不到的效果。

禮儀服務(wù)人員最好選擇氣質(zhì)外形良好、有一定外語(yǔ)基礎的女孩，這不妨委托主辦方或通過(guò)企業(yè)自己的渠道從當地雇傭相關(guān)專(zhuān)業(yè)的大學(xué)生，并在開(kāi)展前進(jìn)行適當的培訓，讓她們熟悉企業(yè)的團隊成員、參展的目的及其各自的職責，以便她們能把觀(guān)眾及時(shí)引導到接待人員面前，確保每一個(gè)到達展位的專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾，都能了解到他們所需要的企業(yè)及其產(chǎn)品的全部信息。

參展項目主管最好選擇一個(gè)英文流利甚至能講展覽會(huì )所在國語(yǔ)言的人來(lái)?yè)?。如果展覽會(huì )團隊中沒(méi)有一個(gè)人能夠講英語(yǔ)，那么至少要選擇一個(gè)有到國外參加展覽經(jīng)驗的人。

參展人員不論是否有過(guò)參展經(jīng)驗都要進(jìn)行培訓，讓每個(gè)人都了解企業(yè)參展的目標和他們在其中應該扮演好的角色。展會(huì )上推銷(xiāo)產(chǎn)品和服務(wù)跟平常的業(yè)務(wù)洽談是有一定差別的，尤其是在與客戶(hù)交流的方式、面對競爭者如何行事、言談舉止應遵守的原則以及信息跟蹤等等方面都有所不同。

出國參加展覽會(huì )是一次對體能和精力的考驗，所以應該選擇積極主動(dòng)、充滿(mǎn)活力的員工在展覽會(huì )期間擔任形象大使。一般來(lái)說(shuō)，由3到5名核心成員組成的團隊規模是比較理想的，這樣可以確保展臺上始終能夠有至少兩個(gè)人在場(chǎng)，并且有人手應付突發(fā)事件。

專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾巧組織

展覽會(huì )最寶貴的是現場(chǎng)的專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾，誰(shuí)抓住了專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾，誰(shuí)就是展會(huì )的贏(yíng)家。但是，展會(huì )現場(chǎng)觀(guān)眾數量龐大，除了歐洲之外，多數地方的多數展覽會(huì )是面向普通觀(guān)眾的，這就需要在展前做好專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾的組織工作。

普通觀(guān)眾的作用在于壯大展臺聲勢，借此也可以吸引部分專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾和媒體的眼球，為擴大展臺的觀(guān)眾流量，有必要提前對參展活動(dòng)進(jìn)行宣傳、溝通。這里有一些常用的手段。

電話(huà)、傳真是最常用的方法，但成本較高，一般只針對關(guān)系比較密切的客戶(hù)和成功幾率比較大的潛在客戶(hù)。

電子郵件。向所有潛在客戶(hù)和業(yè)內人士發(fā)送資料。電子郵件成本低，資料量不受限制，可以將資料按照時(shí)間段分幾次發(fā)送。

短信。短信受內容和成本的限制較大，可以以提醒的形式發(fā)送，一般3次就足夠了：報名后通知企業(yè)將于某月某日參加某個(gè)展會(huì )、資料發(fā)送后提醒查收、開(kāi)展之前提醒展位號。

郵寄資料。包括參會(huì )資料和展位活動(dòng)邀請。郵寄資料有電子郵件無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn)，但是成本較高，應注意使用人群是客戶(hù)和潛在客戶(hù)。一般來(lái)說(shuō)，范圍不大于電子郵件。郵寄資料最好在開(kāi)展前1個(gè)月左右將資料和邀請一并送達，之后配合短信提醒。

展覽會(huì )會(huì )刊和名錄展板。主辦方為向參會(huì )企業(yè)提供增值服務(wù)，一般會(huì )免費給企業(yè)提供一定的會(huì )刊版面，這可通過(guò)填寫(xiě)展覽會(huì )主辦方寄來(lái)的表格完成。一般免費的位置不夠醒目，沒(méi)有特色，如果企業(yè)實(shí)力允許，可以付費購買(mǎi)好的版面和個(gè)性化的宣傳內容。

名錄展板是主辦方為參會(huì )企業(yè)提供的增值服務(wù)，也是方便觀(guān)眾參觀(guān)的指南。在該名錄上露面可以讓所有參觀(guān)展覽會(huì )的觀(guān)眾知道企業(yè)的參展，觀(guān)眾通常都是根據名錄上的展商信息來(lái)設計自己的參觀(guān)路線(xiàn)。如果有機會(huì )，一定不要忘記提供足夠印刷清晰度的企業(yè)標志，如果企業(yè)標志完全由漢字組成的話(huà)，要將它翻譯成當地文字。

一般的主辦方都會(huì )設立新聞中心或資料中心，開(kāi)展前要盡量取得在主辦方新聞通稿中出現企業(yè)名稱(chēng)的機會(huì )，這可以在報名參展的時(shí)候跟主辦方積極爭取。

參展方都要把自己的資料放到主辦方的新聞中心或資料中心，不管被哪家媒體發(fā)現并對企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行宣傳都是擴大知名度的好機會(huì )。這些資料可以簡(jiǎn)要介紹企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍及生產(chǎn)方面的信息；拳頭產(chǎn)品介紹；銷(xiāo)售游說(shuō)和尋找合作伙伴的市場(chǎng)目標。資料最好嵌配相關(guān)產(chǎn)品照片和簡(jiǎn)要的規格數據。

對于展會(huì )，媒體是永遠值得配合的，參會(huì )的團隊要時(shí)刻準備接受媒體的采訪(fǎng)，企業(yè)的信息能見(jiàn)諸媒體，是參加展會(huì )的意外收獲。