展會(huì )如何招展和需要注意的地方
日期：2016-04-26 / 人氣： / 來(lái)源：
一、 計劃立項
1、 工作時(shí)段安排；包括可行性報告分析、實(shí)施的具體方案、宣傳費用計劃表。
（1）包括可行性報告分析立項的條件；進(jìn)行市場(chǎng)調查
對行業(yè)而言項目的利潤增長(cháng)點(diǎn)是否夠大
地域性的考慮。要結合本地的實(shí)際特點(diǎn)，立項要符合當地的地區性。
時(shí)間性或者季節性的考慮。項目?jì)热菀霞竟澨卣?，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類(lèi)的。
同時(shí)時(shí)間上要考慮避免國內知名展會(huì )的沖突。
（2）實(shí)施的具體方案
（3）宣傳費用計劃表
A、廣告時(shí)間段的投入
以4-6個(gè)月為例，一般的廣告投入時(shí)間段為：項目開(kāi)始（前兩個(gè)月）為總宣傳費用的10%~20%[在專(zhuān)業(yè)媒體上投入]；三個(gè)月左右，重點(diǎn)投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專(zhuān)業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開(kāi)展前一個(gè)月，為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專(zhuān)業(yè)媒體]
B、廣告投放的形式
戶(hù)外廣告（主要是POP板、車(chē)身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會(huì )之前一段時(shí)間以及展會(huì )期間）
雜志報紙媒體廣告（主要是專(zhuān)業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行）
2、 尋找主辦單位。
（1）主辦單位的條件：在當地要有權威性、知名度等
（2）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務(wù)，費用形式為展會(huì )利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。
3、申請各種批文
4、場(chǎng)地聯(lián)系
以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會(huì ),主要是引起百姓關(guān)注的;而國際會(huì )展中心主要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的展會(huì ).
5、聯(lián)系宣傳媒體
（1） 對象：專(zhuān)業(yè)媒體和大眾媒體
（2） 方式：直接付款；用展位交換和我們會(huì )刊廣告交換。
6、制作邀請函（已經(jīng)附）
7、建立客戶(hù)名錄（通過(guò)會(huì )刊收集和雜志、網(wǎng)站等）
二、 實(shí)施招展
1、 招展方式：主要是電話(huà)聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門(mén)拜訪(fǎng)、朋友介紹等
2、 招展的步驟：
（1）發(fā)布信息（主要通過(guò)電話(huà)傳真、郵件等方式把項目邀請函發(fā)給客戶(hù)名錄中的單位）
（2）跟蹤拜訪(fǎng)（找準負責人）
A、在對方收到邀請函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪(fǎng)，這一次拜訪(fǎng)會(huì )產(chǎn)生三種客戶(hù)：即時(shí)決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）；
針對第一種客戶(hù)：
問(wèn)清客戶(hù)需求
要求進(jìn)一步促成購買(mǎi)
愉快地答應客戶(hù)的
針對第二種客戶(hù)：
了解客戶(hù)拒絕的原因
為面談作好準備
二次面談
向客戶(hù)推薦下一屆展覽會(huì )
要求客戶(hù)介紹其它客戶(hù)
保持關(guān)系，待以后聯(lián)系
針對第三種客戶(hù)：
問(wèn)清客戶(hù)需求和異議
進(jìn)行第二次拜訪(fǎng)
消除顧客顧慮
3、招展中用到的文書(shū)：項目邀請函、展位確認書(shū)、參展商指南
三、 實(shí)施招商
（1） 在招展過(guò)程中，可以把拒絕型客戶(hù)轉換成參觀(guān)商
（2） 通過(guò)媒體可以間接招來(lái)一些參觀(guān)商
（3） 主要的招商工作還是在開(kāi)展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場(chǎng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾的組織；發(fā)短信息邀請；打電話(huà)邀請。
（4） 組辦單位為展會(huì )提供的工作
四、 相關(guān)活動(dòng)
展覽會(huì )的相關(guān)活動(dòng)，是指研討會(huì )、技術(shù)交流等。舉辦這些活動(dòng)的目的，是為參展商和貿易觀(guān)眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會(huì )的形象與檔次。
五、 展會(huì )現場(chǎng)
（1） 布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺的搭建、展位的協(xié)調、后期款的收付、物品的運輸等
（2） 開(kāi)展：現場(chǎng)的協(xié)調；觀(guān)眾的組織；配套的服務(wù)等
六、 展會(huì )后的控制工作
包括參觀(guān)參展的意見(jiàn)反饋等，后期了解工作
1、 工作時(shí)段安排；包括可行性報告分析、實(shí)施的具體方案、宣傳費用計劃表。
（1）包括可行性報告分析立項的條件；進(jìn)行市場(chǎng)調查
對行業(yè)而言項目的利潤增長(cháng)點(diǎn)是否夠大
地域性的考慮。要結合本地的實(shí)際特點(diǎn)，立項要符合當地的地區性。
時(shí)間性或者季節性的考慮。項目?jì)热菀霞竟澨卣?，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類(lèi)的。
同時(shí)時(shí)間上要考慮避免國內知名展會(huì )的沖突。
（2）實(shí)施的具體方案
（3）宣傳費用計劃表
A、廣告時(shí)間段的投入
以4-6個(gè)月為例，一般的廣告投入時(shí)間段為：項目開(kāi)始（前兩個(gè)月）為總宣傳費用的10%~20%[在專(zhuān)業(yè)媒體上投入]；三個(gè)月左右，重點(diǎn)投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專(zhuān)業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開(kāi)展前一個(gè)月，為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專(zhuān)業(yè)媒體]
B、廣告投放的形式
戶(hù)外廣告（主要是POP板、車(chē)身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會(huì )之前一段時(shí)間以及展會(huì )期間）
雜志報紙媒體廣告（主要是專(zhuān)業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行）
2、 尋找主辦單位。
（1）主辦單位的條件：在當地要有權威性、知名度等
（2）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務(wù)，費用形式為展會(huì )利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。
3、申請各種批文
4、場(chǎng)地聯(lián)系
以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會(huì ),主要是引起百姓關(guān)注的;而國際會(huì )展中心主要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的展會(huì ).
5、聯(lián)系宣傳媒體
（1） 對象：專(zhuān)業(yè)媒體和大眾媒體
（2） 方式：直接付款；用展位交換和我們會(huì )刊廣告交換。
6、制作邀請函（已經(jīng)附）
7、建立客戶(hù)名錄（通過(guò)會(huì )刊收集和雜志、網(wǎng)站等）
二、 實(shí)施招展
1、 招展方式：主要是電話(huà)聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門(mén)拜訪(fǎng)、朋友介紹等
2、 招展的步驟：
（1）發(fā)布信息（主要通過(guò)電話(huà)傳真、郵件等方式把項目邀請函發(fā)給客戶(hù)名錄中的單位）
（2）跟蹤拜訪(fǎng)（找準負責人）
A、在對方收到邀請函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪(fǎng)，這一次拜訪(fǎng)會(huì )產(chǎn)生三種客戶(hù)：即時(shí)決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）；
針對第一種客戶(hù)：
問(wèn)清客戶(hù)需求
要求進(jìn)一步促成購買(mǎi)
愉快地答應客戶(hù)的
針對第二種客戶(hù)：
了解客戶(hù)拒絕的原因
為面談作好準備
二次面談
向客戶(hù)推薦下一屆展覽會(huì )
要求客戶(hù)介紹其它客戶(hù)
保持關(guān)系，待以后聯(lián)系
針對第三種客戶(hù)：
問(wèn)清客戶(hù)需求和異議
進(jìn)行第二次拜訪(fǎng)
消除顧客顧慮
3、招展中用到的文書(shū)：項目邀請函、展位確認書(shū)、參展商指南
三、 實(shí)施招商
（1） 在招展過(guò)程中，可以把拒絕型客戶(hù)轉換成參觀(guān)商
（2） 通過(guò)媒體可以間接招來(lái)一些參觀(guān)商
（3） 主要的招商工作還是在開(kāi)展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場(chǎng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾的組織；發(fā)短信息邀請；打電話(huà)邀請。
（4） 組辦單位為展會(huì )提供的工作
四、 相關(guān)活動(dòng)
展覽會(huì )的相關(guān)活動(dòng)，是指研討會(huì )、技術(shù)交流等。舉辦這些活動(dòng)的目的，是為參展商和貿易觀(guān)眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會(huì )的形象與檔次。
五、 展會(huì )現場(chǎng)
（1） 布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺的搭建、展位的協(xié)調、后期款的收付、物品的運輸等
（2） 開(kāi)展：現場(chǎng)的協(xié)調；觀(guān)眾的組織；配套的服務(wù)等
六、 展會(huì )后的控制工作
包括參觀(guān)參展的意見(jiàn)反饋等，后期了解工作
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