第一部分展覽會(huì )前的準備工作 

展覽會(huì )的策劃過(guò)程是一個(gè)綜合而又復雜的過(guò)程,并不是簡(jiǎn)單的等價(jià)交換。它是為賣(mài)家和買(mǎi)家提供一定的環(huán)境和場(chǎng)所，促使交易達成的過(guò)程。評價(jià)一場(chǎng)展覽會(huì )的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門(mén)的，因此我們在策劃展覽會(huì )的時(shí)候要充分考慮到各方面的因素。 

一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門(mén)，并怎樣更好而又合理的協(xié)調組織好這些部門(mén)，為展覽會(huì )的成功舉辦而鋪路 


從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)主動(dòng)權又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。作為一名有著(zhù)豐富展覽經(jīng)驗的組織者來(lái)說(shuō)，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會(huì )達到圓滿(mǎn)的目的。否則其中一環(huán)沒(méi)有考慮到，都要付出很大的代價(jià)。因此要求策劃者本著(zhù)以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場(chǎng)全面而又深度的展會(huì )。 

二、項目經(jīng)理制 

目前大多數展覽公司實(shí)行的是項目經(jīng)理制，即項目經(jīng)理從展覽會(huì )的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問(wèn)題的負責制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個(gè)合格的舵手。

項目經(jīng)理策劃會(huì )議的前期工作 

市場(chǎng)調研 

市場(chǎng)調研對于策劃者來(lái)說(shuō)，尤其第一屆展覽會(huì )的策劃特別重要。對于首屆展覽會(huì )的開(kāi)展具有以下缺陷： 

1、沒(méi)有成功召開(kāi)的經(jīng)驗和現有模式。 

2、沒(méi)有創(chuàng )造出品牌 

3、沒(méi)有與顧客建立穩定的關(guān)系及沒(méi)有穩定的顧客群 

4、不了解行業(yè)市場(chǎng)的發(fā)展動(dòng)態(tài) 

要求項目經(jīng)理 

1、具有敏銳的市場(chǎng)調查能力和超前的市場(chǎng)知識，曾經(jīng)有一個(gè)會(huì )展界同行說(shuō)：“當別人已經(jīng)占領(lǐng)了山頭，我們沒(méi)有必要去搶這個(gè)山頭，我們可以另開(kāi)辟路。占領(lǐng)別人沒(méi)有發(fā)現的山頭”。這是一個(gè)最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng )新意識，即對周?chē)臀磥?lái)的事業(yè)的關(guān)心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業(yè)的展會(huì )成為我們的展會(huì )的成功典型，我們可以作為思考。項目經(jīng)理在準備策劃這個(gè)展會(huì )時(shí)，不僅提前到實(shí)地考察,而且收集了大量的相關(guān)信息,確定未幾年中國發(fā)展趨勢,而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會(huì )的延續性。 

2、可行性分析報告。展覽會(huì )的實(shí)地考察、企業(yè)的反應，相關(guān)資料的整理，通過(guò)這些信息的觀(guān)察和自身的經(jīng)驗，確立展覽會(huì )的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會(huì )的召開(kāi)與否。再匯報給上級主管，最終根據報告制定整體展覽會(huì )方案，因此書(shū)寫(xiě)報告也是項目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因為決策者在支持展覽會(huì )的召開(kāi)是根據會(huì )議可行性報告和項目經(jīng)理對整個(gè)行業(yè)的了解程度來(lái)決定的。 

項目場(chǎng)地的確定、規模及時(shí)間 

項目經(jīng)理根據市場(chǎng)調查，最終確定展會(huì )召開(kāi)，必須充分考慮到展會(huì )的場(chǎng)地、規模及時(shí)間的確定根據國際慣例，一個(gè)成品版和規模的展會(huì )，并不是首次舉辦就規模很大的，是經(jīng)歷一個(gè)過(guò)程而發(fā)展壯大的。當然展會(huì )規模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對于展會(huì )策劃者來(lái)說(shuō)風(fēng)險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據場(chǎng)館規模及相應配套設施以及展覽知識還遠不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達的國家（以國家際展覽會(huì )策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求： 

⑴國外參展商必須要達到整體參展對象的20% 

⑵展會(huì )召開(kāi)期間，邀請的國外參觀(guān)者要達到整個(gè)參觀(guān)人數的20% 

在國內很多研展會(huì )，號稱(chēng)國際但大多數達不到這個(gè)要求，因此并不算是一個(gè)真正的國際展會(huì )，而只能是區域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。 

場(chǎng)館整體的因素： 

1、硬環(huán)境的考慮： 

Α、場(chǎng)館的交通是否便利； 

Β、場(chǎng)館周?chē)木频?、娛?lè )設施是否齊全 

C、場(chǎng)館的交通運輸方式是怎樣安排的 

①是否有貨運電梯 

②場(chǎng)館倉庫的庫容量有多大 

D、場(chǎng)館的面積及場(chǎng)地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設備。 

E、研討會(huì )的場(chǎng)地安排 

2、軟環(huán)境的考慮 

①場(chǎng)館內部保衛設施是否到位 

②場(chǎng)館的停車(chē)場(chǎng)及休息場(chǎng)所是否合理 

③場(chǎng)館的水電供應情況 

④場(chǎng)館的衛生清理工作 

⑤會(huì )議期間場(chǎng)館提供的相應服務(wù) 

租賃方式一般分兩種情況： 

1、以場(chǎng)館實(shí)際建筑面積計算，按平方米/元/天來(lái)整體計算場(chǎng)地租金，國際上專(zhuān)業(yè)會(huì )展的召開(kāi)期為六天。布展為兩天，開(kāi)展期為四天，也有安排五天或七天的。 

2、按場(chǎng)地實(shí)際搭建展位（標準3*3）即每個(gè)展位/天/元計算總體租金，根據具體的租賃方式，在確定場(chǎng)地后，場(chǎng)館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據場(chǎng)館租賃的規模來(lái)算大約為整個(gè)租金的30%，也就是說(shuō)整個(gè)場(chǎng)館的費用為一百萬(wàn)，確定場(chǎng)地租賃合同后要求支付30萬(wàn)的租金，因此這是策劃展覽的一項很大的費用投入。 

建議：①首次展覽會(huì )場(chǎng)地不要太大。根據自己的實(shí)力做出預算?？刂圃谝蝗f(wàn)平方米以?xún)葹橐?，南方某展覽公開(kāi)發(fā)中心在策劃展會(huì )時(shí)估計失誤，過(guò)于樂(lè )觀(guān)，預定了兩萬(wàn)平方米，但最終只招了4000平米的場(chǎng)地，結果損失了將近1.6平方米定金。 

②建議要充分考慮舉辦展覽會(huì )的時(shí)間，如果同期在同一個(gè)地方一個(gè)日期內有2到3個(gè)展覽與其發(fā)生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。 

三、項目招展 

展覽會(huì )議的招展工作中與展銷(xiāo)會(huì )有很大的不同： 

A、展覽的展即展示——參展者構成，覽即看——觀(guān)眾構構成的。如果是專(zhuān)業(yè)的展覽會(huì )，還需要邀請專(zhuān)業(yè)人士或同行業(yè)內人士參加，普通大眾不是展覽會(huì )的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點(diǎn)： 

①實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳； 

②技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身； 

③規模和檔次都要比較高； 

④注重參觀(guān)對象 

⑤注意展覽會(huì )議期間的相關(guān)行業(yè)研討會(huì ) 

⑹注意參展的同行 

例如：在我國每?jì)赡昱e辦的汽車(chē)展，全球汽車(chē)廠(chǎng)商為搶占中國市場(chǎng)，在展覽會(huì )期間把上述6點(diǎn)展示得淋漓盡致，做到完美無(wú)缺的地步，因此策劃者在進(jìn)行招商策劃時(shí)，要充分考慮到參展商即我們的客戶(hù)的心態(tài)，進(jìn)行仔細而又深入的研究，才能做好招商工作的過(guò)程。 

B、建議 

①重點(diǎn)突破幾個(gè)知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動(dòng)小型企業(yè)的參展。 

要求特裝修，把整個(gè)展覽會(huì )場(chǎng)裝飾起來(lái)。 

②以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費用。 

③取得國內外行業(yè)協(xié)會(huì )的支持，通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì )邀請參展對象做招商工作。（因為在國外很多行業(yè)協(xié)會(huì )是因各個(gè)行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現） 

④“以會(huì )帶展，以展帶會(huì )”突破傳統的思維模式。展覽會(huì )特別是專(zhuān)業(yè)性很強的展覽會(huì )，相應召開(kāi)的研討會(huì )將是展覽會(huì )的實(shí)質(zhì)性的東西，招展者在招商時(shí)可以利用自身的優(yōu)勢來(lái)通過(guò)會(huì )議的重要性來(lái)帶動(dòng)企業(yè)參加展覽會(huì )。把會(huì )議研討與展覽結合，是企業(yè)參展的積極性所在。 

C、具體操作 

①項目經(jīng)理根據展會(huì )情況制定好招展計劃（因為這樣有利于安排展會(huì )進(jìn)程，合理安排時(shí)間。） 

②分配具體招展對象公關(guān)工作（按照業(yè)務(wù)員的各個(gè)優(yōu)勢，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶(hù)）。 

③資金運作的到位（展覽是以展位租賃的形式進(jìn)行交易的。確定展位不一定確定的費用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。） 

④廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段 

a.前期招商宣傳 

b.后期的品牌宣傳，即觀(guān)眾的宣傳 

Ⅰ、普通大眾的宣傳Ⅱ專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾的宣傳 

c.會(huì )期會(huì )場(chǎng)廣告宣傳 

⑤展覽會(huì )的服務(wù)：企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個(gè)參展指南，介紹大會(huì )的具體安排即相關(guān)的運輸、酒店住宿等相關(guān)的服務(wù)。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會(huì )的行程以使更加合理的安排時(shí)間。 

第二部分展會(huì )期間的組織協(xié)調工作 

一、展覽會(huì )布展期的工作安排 

1、設立場(chǎng)地前臺接待 

⑴負責參展企業(yè)報到登記 

⑵根據參展報名情況落實(shí)參展證的派發(fā)和展品進(jìn)入場(chǎng)地確認 

⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會(huì )期間的參會(huì )指南 

⑷進(jìn)行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢(xún)活動(dòng)，介紹展場(chǎng)的大體安排情況 

2、酒店接待處 

⑴設立前臺接待處 

⑵進(jìn)行參展展商住宿登記 

⑶住宿表要求 

a.企業(yè)名稱(chēng)b.房間號碼c.酒店聯(lián)系電話(huà)d.房主姓名 

⒊場(chǎng)館現場(chǎng)協(xié)調工作 

⑴負責監督現場(chǎng)施工，即根據參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修的展位施工 

⑵對現場(chǎng)工作中注意防火、防電、防盜等工作 

⑶為企業(yè)協(xié)調現場(chǎng)租賃業(yè)務(wù) 

⑷根據企業(yè)報名表，布置安排會(huì )場(chǎng)場(chǎng)外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據要求而設立的） 

⒋交通運輸安排及搬運工作 

⑴企業(yè)運輸展品的接待及裝卸 

⑵搬運工作協(xié)調 

二、展覽會(huì )的開(kāi)幕式組織工作 

在開(kāi)幕式前要求所有的室內、室外的布展工作完成，準備迎接參觀(guān)者的參觀(guān)，如何做好開(kāi)幕式也是項目經(jīng)理的協(xié)調體現。 

1、確定邀請參加展覽會(huì )開(kāi)幕式貴賓名單 

2、確定邀請參展企業(yè)的記者名錄 

3、開(kāi)幕式的場(chǎng)地搭建要求 

⑴挑選突出的位置；一般設為展廳大門(mén)正前方 

⑵要求布展的莊重大方 

⑶要求放音設備到位 

⑷相關(guān)的禮儀及場(chǎng)地氛圍設計要求 

⒋開(kāi)幕式主持人講話(huà)內容的審定，及參加嘉賓講話(huà)內容的審定 

要求：簡(jiǎn)單明了，突出主題，在最短的時(shí)間內表達中心 

⒌開(kāi)幕式時(shí)間建議為10-15分鐘 

⒍開(kāi)幕式結束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀(guān)及講解的人員到位，以及會(huì )后的安排工作 

三、展覽會(huì )召開(kāi)期間的組織工作 

展覽會(huì )召開(kāi)期間的所有工作進(jìn)入最后結束的倒計時(shí)工作，前期大量的組織工作得到體現在于幾閏的展覽會(huì )效果，參展商滿(mǎn)意，參觀(guān)者滿(mǎn)意，才能說(shuō)明展會(huì )的成功。 

要求： 

⒈做好大會(huì )的參觀(guān)人數的統計、分類(lèi)。 

⒉發(fā)放大會(huì )的展覽會(huì )刊（每天定時(shí)發(fā)放，要根據參觀(guān)對象的身份發(fā)放） 

⒊協(xié)調展會(huì )期限研討會(huì )會(huì )議組織安排工作，做好研討會(huì )與展覽會(huì )有機結合 

⒋做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線(xiàn)搭橋，為企業(yè)服務(wù) 

⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室） 

⑵為企業(yè)提供簽訂合同場(chǎng)所 

⑶及時(shí)將參觀(guān)者的信息反饋給企業(yè) 

⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求 

⒌統計大會(huì )的成交額做好記錄 

⒍積極聽(tīng)取參會(huì )代表對大會(huì )的意見(jiàn)和建議 

⒎根據參會(huì )信息，再次邀請參會(huì )企業(yè)參加第二年的展會(huì ) 

四、撤展 

展會(huì )的撤展工作一般為大會(huì )的最后一天下午提前一個(gè)小時(shí)，進(jìn)行會(huì )場(chǎng)登記情況工作和出訪(fǎng)工作。 

派送撤館通知要求： 

1、保持館內秩序 

2、要求每個(gè)參展商清理自己的展品，并保管好 

3、按照先后有序的組織出館工作 

4、進(jìn)行最后的清理工作 

五、會(huì )后總結 

展覽會(huì )的會(huì )后總結，是以后展覽會(huì )的延續，也是成功案例的表現，因此項目經(jīng)理在結束整個(gè)展會(huì )后，要求對整個(gè)展覽會(huì )工作及整體情況進(jìn)行一個(gè)整體分析，以便今后工作的合理開(kāi)展。 

第三部分展覽會(huì )的策劃 

會(huì )議，無(wú)論是國際性會(huì )議還是國內會(huì )議，包括兩種情況： 

1、以技術(shù)交流為主的學(xué)術(shù)會(huì )議（內容主要是從技術(shù)的角度探討，交流某一領(lǐng)域的最新技術(shù)） 

2、以產(chǎn)業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)為主題的會(huì )議（政府的導向性比較濃厚，以政府對產(chǎn)業(yè)政策的發(fā)展動(dòng)向進(jìn)行交流探討，以什么樣的宏觀(guān)形式促進(jìn)某領(lǐng)域的發(fā)展） 

會(huì )議的策劃者，首先要給自己的會(huì )議進(jìn)行定位，這里就會(huì )議策劃流程作如下圖表： 

一、策劃會(huì )議前應考慮的因素 

㈠組織者自身的實(shí)力 

1、與政府間的交流及所處的位置 

目前在我國，很多會(huì )議的召開(kāi)是得到政府機構、行業(yè)協(xié)會(huì )的審指和支持的（企業(yè)自身組織的本企業(yè)技術(shù)研討會(huì )除外），行政主導占有很大比重，在未來(lái)幾年即使中國展覽市場(chǎng)有所改觀(guān)，也不會(huì )出現較大的變化的。而會(huì )議的召開(kāi)（特別是產(chǎn)業(yè)動(dòng)態(tài)的會(huì )議），如果得不到這一領(lǐng)域的機構的認可和支持，其收效就很難估計了。因此在策劃會(huì )議無(wú)論是技術(shù)會(huì )議還是策劃政府民向會(huì )議必須權衡自己的對外實(shí)力，如上海“財富論壇”得到上海市政府的支持，因此，會(huì )議的召開(kāi)在很大程度上支配地位還處在政府行為之中。 

2、是否有承辦組織會(huì )議的資格 

主辦出國展需要貿促會(huì )，國家經(jīng)貿委等的審批。會(huì )議召開(kāi)也同樣經(jīng)過(guò)審批，核定才能最終確定能否召開(kāi)。舉辦會(huì )議的組織者本身是否合法。有權組織會(huì )議必須要有展覽經(jīng)營(yíng)許可證?，F在有很多民營(yíng)公司也在參與國際會(huì )議的策劃，因此在策劃會(huì )議的時(shí)候，要審視自己的公司或組織是否有辦會(huì )的業(yè)務(wù)。 

㈡組織者內部的組織機構 

1、審視自己的機構是否有優(yōu)秀的組織策劃者。會(huì )議成功的召開(kāi)在很大程度上取決于策劃者的策劃及組織工作，一名優(yōu)秀的策劃者一般應具備幾下幾個(gè)基本素質(zhì)： 

a.經(jīng)驗豐富b.思維開(kāi)闊c.興趣廣泛d.會(huì )展工作的積極性e.較強的文字組織水平 

d.較強的組織能力 

策劃者不僅僅要做好策劃工作還要了解整個(gè)會(huì )議的流程，才能更好地把握會(huì )議，開(kāi)創(chuàng )新思咱，創(chuàng )造更大的利潤。 

⒉資金是否到位 

會(huì )議召開(kāi)的前期準備工作是需要一定的費用的，如果在整個(gè)策劃過(guò)程中費用得不到保證，在很大程度上會(huì )影響會(huì )議的成功召開(kāi)，那么策劃一場(chǎng)會(huì )議的費用需要多少？必需要做一個(gè)大會(huì )整體預算。 

⒊主題思路是否鮮明 

對會(huì )議主題，思路的要求，緊跟時(shí)代肪博，并預測某一領(lǐng)域的發(fā)展趨勢和走向。如我們前幾年探討的第三代移動(dòng)通信技術(shù)的研討會(huì )，生命工程的研討會(huì )，環(huán)保技術(shù)的研討會(huì )等等。它們都具有共同的特點(diǎn)：主題鮮明，對未來(lái)的發(fā)展趨勢具有一定的導向作用。 

三、在會(huì )議策劃中應考慮的問(wèn)題 

1、會(huì )議籌備期的評估 

預計籌備會(huì )議（定期召開(kāi)國際會(huì )議），首屆會(huì )議籌備期估計要用6-8個(gè)月；第二屆會(huì )議估計為4-6個(gè)月。 

會(huì )期一般為1天、2天、2.5天或3天，筆者建議會(huì )議最好是開(kāi)兩天，這樣有利于會(huì )議內容及聽(tīng)眾得到延續。如果召天一天會(huì )議，會(huì )議內容不一定能講透徹；如果3天時(shí)間，多數參會(huì )代表無(wú)法聽(tīng)下去（由于身理方面，心理方面及其它外在因素等等的制約，當然也要根據具體情況而定，不能一概而論）。 

2、對會(huì )議主題內容的評估 

評估研討會(huì )的內容框架是整個(gè)會(huì )議在招展過(guò)程式中的靈魂，要做到以下幾點(diǎn)： 

a.新b.吸引人c.務(wù)實(shí)d.要有論據 

案例：中國網(wǎng)絡(luò )經(jīng)濟的發(fā)展戰略國際研討會(huì ) 

主題內容： 

⑴網(wǎng)絡(luò )經(jīng)濟的發(fā)展戰略國際研討會(huì )主題內容 

⑵圍繞電子商務(wù)平臺，探討中國網(wǎng)絡(luò )經(jīng)濟的發(fā)展戰略和思路 

⑶如何利用互聯(lián)網(wǎng)提高企業(yè)的國際競爭力 

⑷探討電子商務(wù)中的知識產(chǎn)權問(wèn)題，進(jìn)一步完善電子商務(wù)法律體系 

⑸探討政府機構進(jìn)行跨部門(mén)、跨行業(yè)的信息化體系建設 

⑹探討網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的安全性、保密性、適用性等問(wèn)題 

3、對會(huì )議的可行性報告，背景材料進(jìn)行評估 

會(huì )議的策劃中要報批會(huì )議立項（向上級主管部門(mén)或行業(yè)協(xié)會(huì )等有主辦權力的單位報請主辦單位）的可行性報告、背景材料等書(shū)面材料進(jìn)行審核才能確定是否報批，因此在報批文中，兩者占有舉足輕重的作用） 

信息收集是否到位： 

⑴會(huì )議召開(kāi)的某一領(lǐng)域發(fā)展動(dòng)態(tài)的資料，信息是否搜集到位 

⑵擬邀請會(huì )議參會(huì )對象的名錄是否到位 

寫(xiě)背景材料及可行性分析須考慮以下幾個(gè)方面： 

a.目的b.同行業(yè)的發(fā)展情況c.會(huì )議召開(kāi)的必要性d.具體操作的可行性e.對上級主管部門(mén)的要求 

籌備方案包括： 

⑴會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、規模 

⑵擬邀請主承辦單位、支持單位 

⑶會(huì )議研討內容 

⑷具體操作辦法 

⑸承辦單位的名稱(chēng)等 

要求：簡(jiǎn)單、明了、內容豐富、一目了然 

4、對邀請擬主辦單位的對象、支持單位對象的評定需做出如下準備工作 

⑴市場(chǎng)調查工作的情況 

⑵可行性報告的出籠 

⑶籌備方案的出臺 

⑷主辦單位、支持單位的回執表 

確立主辦單位后，正式確定會(huì )議的召開(kāi)，進(jìn)入會(huì )議召開(kāi)的倒計時(shí)工作 

5、對會(huì )議的創(chuàng )意有哪些方面的優(yōu)勢 

這種創(chuàng )意包括：會(huì )議主題的創(chuàng )意，會(huì )議內容創(chuàng )意，會(huì )議活動(dòng)創(chuàng )意。 

四、對會(huì )議的標準及規模的評估： 

我們在組強策劃一場(chǎng)會(huì )議的時(shí)候是按什么標準來(lái)定很重要，這需要參照前面提到的整體實(shí)力而定，即使是政府參與也是要根據會(huì )議情況而定。會(huì )議一般分為高級（邀請對象為副總裁及以上一些知名專(zhuān)家以及政府部門(mén)的高級官員參加，能夠起決策作用的領(lǐng)導參加），中級（對產(chǎn)業(yè)政策及一些政府具體操作官員參加），一般會(huì )議的召開(kāi)（邀請對象根據情況而定） 

1、會(huì )議的規模也是根據會(huì )議的級別及會(huì )議的內容而定，分為三個(gè)規模：（1）100人或100人以下；（2）250人——300人之間；（3）400人或400人以上三種檔次，這樣有利于做出會(huì )議的整體預處方案，也有利于招商工作的整體安排 

2、經(jīng)費核算 

做好會(huì )議的經(jīng)費預算是會(huì )議策劃者的頭等大事，那么從會(huì )議籌備開(kāi)始到會(huì )議結束要多少費用呢？怎樣進(jìn)行預算？ 

以上海為例：規模250——300人 

案例 

×××××會(huì )議經(jīng)費預算表 

一、主會(huì )場(chǎng)租金 
二、會(huì )場(chǎng)氣氛布置 
三、設備租用 
投影儀有線(xiàn)話(huà)筒無(wú)線(xiàn)話(huà)筒 
四、酒店餐飲 
午宴晚宴茶休 
五、廣告宣傳 
同聲傳譯設備 
會(huì )議資料 
紀念品 
會(huì )場(chǎng)禮儀 
代表證 
廣告牌 
文件包 
六、交通通訊、客戶(hù)聯(lián)絡(luò )費 
七、專(zhuān)家勞務(wù)費 
八、員工勞務(wù)費 
九、辦公費用 
十、不可預見(jiàn)費 

十一、根據會(huì )議策劃需要的其它的費用（另議） 

對經(jīng)濟來(lái)源進(jìn)行評估 

市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展促成了很多會(huì )議，因此促成了一些專(zhuān)業(yè)的會(huì )展公司、行業(yè)協(xié)會(huì )來(lái)組織承辦，經(jīng)費來(lái)源已拋棄了原有的政府撥款方式，現在大多數是自籌資金進(jìn)行操作的。因此會(huì )議召開(kāi)的成功與否在很大程度上取決于會(huì )議內容的成功策劃。作為組織策劃者必須非常清楚費用的來(lái)源，在這里列舉幾項經(jīng)費來(lái)源形式： 

1、贊助費 

贊助費是會(huì )議經(jīng)費的主要來(lái)源，策劃者對贊助費來(lái)源的考慮，是否完善決定了會(huì )議的經(jīng)費是否充足。贊助經(jīng)費會(huì )涉及到什么樣的形式贊助？要求贊助對象贊助多少？贊助對象提供什么樣的服務(wù)等等因素，往往使策劃者在制定贊助費時(shí)很難把握，怎樣使贊助對象認為贊助費合理，筆者就根據會(huì )議的情況對贊助提出如下認識： 
贊助費分三種情況： 
⑴壟斷性贊助：即尋找某個(gè)贊助對象把大會(huì )所需費用進(jìn)行承包，如我們經(jīng)?？吹降?ldquo;××企業(yè)會(huì )議”等。 
⑵等級性贊助：一般情況大多數企業(yè)喜歡這種方式，分為主贊助、贊助，針對性?xún)榷ㄙ澲ㄈ缳Y料贊助、午餐贊助、禮品贊助等等）此項策劃者本身也感興趣。 

2、平攤性贊助：要求所有的參會(huì )企業(yè)贊助。一般情況下贊助者不是很關(guān)注此項贊助方式，因為贊助者在贊助時(shí)要衡量會(huì )議對其影響力度，而平攤制很難體現企業(yè)的主次關(guān)系及企業(yè)實(shí)力。 

目前，無(wú)論是展會(huì )還是展覽，其利潤至少在30%以上，也就是說(shuō)會(huì )議利潤也會(huì )在30%。主贊助對象其用處為：主會(huì )場(chǎng)租賃、裝修、勞務(wù)費及其它的較大的費用支出實(shí)際開(kāi)支加30%不可預見(jiàn)費（總體經(jīng)費的10——20%左右） 

■會(huì )務(wù)費 

會(huì )務(wù)費的制訂是根據大會(huì )的整體情況來(lái)定的，一般占會(huì )議經(jīng)費來(lái)源的25%——30%，也就是如果就這個(gè)會(huì )議的毛收入為一百萬(wàn)，其30萬(wàn)來(lái)自于會(huì )務(wù)費，如果本次會(huì )議為250—300人，那么至少要安排200人的會(huì )務(wù)費用，也就是要分擔30萬(wàn)即每人定在1500元左右。 
以上僅僅作為參考意見(jiàn) 

■發(fā)言費 

此項費用針對的是擬參加會(huì )議發(fā)言的對象，他們一般站在企業(yè)自己的立場(chǎng)上發(fā)言并希戶(hù)與會(huì )代表、同行、參會(huì )領(lǐng)導的認可及推動(dòng)這一領(lǐng)域的發(fā)展，為企業(yè)自身帶來(lái)效益。 
另外還有政府撥款，集資等也是我們會(huì )議的資金來(lái)源渠道。但這種情況大多數與政府參與有關(guān)。為贊助對象提供什么樣的服務(wù)。 
策劃者在經(jīng)評定時(shí)，要考慮贊助對象需要什么樣的服務(wù)。以主贊助為例，我們把自己放在主贊助的立場(chǎng)上考慮： 
⑴我作為主贊助、主辦方能為我們提供什么樣的服務(wù)（對外宣傳、會(huì )場(chǎng)宣傳等） 
⑵作為主贊助、在會(huì )議上起什么樣角色？ 
⑶我希望會(huì )議召開(kāi)是什么樣的形式，對我方是否有利？ 
⑷會(huì )議的召開(kāi)對我們的影響有多大，能起到什么樣的作用？ 
⑸我方需要做些什么，怎樣配合會(huì )議召開(kāi) 
⑹什么樣的人參加，規模，層次，會(huì )議的內容主題，及其他贊助單位是哪些等等。 
策劃者從以上六點(diǎn)出發(fā)把握贊助者的心里為其提供服務(wù)。 

會(huì )議的組織過(guò)程 

1、會(huì )場(chǎng)的確定。我們根據前面的規模和檔次來(lái)定會(huì )議的場(chǎng)地，考慮以下因素，以250——300人為例。 
a.會(huì )場(chǎng)必須容下350人。太大顯得空曠，太小顯擁擠 
b.能否提供250-300人的60%人員的住宿 
d.會(huì )議中心的硬伯服務(wù)級別（會(huì )場(chǎng)設施、會(huì )議的相關(guān)設備） 
e.會(huì )議中心能否提供會(huì )議期間的停車(chē)場(chǎng)地，會(huì )場(chǎng)裝修等。 
f.會(huì )議中心能否提供會(huì )議期間的停車(chē)場(chǎng)地，會(huì )場(chǎng)裝修等。 
g.會(huì )議中心給會(huì )議組織單位能否提供的最優(yōu)價(jià) 

2、會(huì )議時(shí)間的確定 

會(huì )議時(shí)間的確定要考慮幾個(gè)因素 
a.確立召開(kāi)的時(shí)間后，要考慮同期是否有相似會(huì )議召開(kāi)，以避免發(fā)生沖突 
b.召開(kāi)會(huì )議的時(shí)機是否成熟（根據會(huì )議的內容而定） 
c.對邀請對象進(jìn)行考察（特別是政府會(huì )議，要考察參會(huì )人員的時(shí)間安排和參會(huì )對象的時(shí)間安排，建議不要安排在雙休日召開(kāi)） 
d.考察會(huì )議期間是否有大型的活動(dòng)發(fā)生沖突（國際、國內都要考慮） 
3、邀請函的全面出臺，我們在出邀請函時(shí)應注意考慮以下幾點(diǎn)： 
a.會(huì )標的要求簡(jiǎn)明，并突出主題（或是會(huì )議策劃公司本公司的會(huì )標） 
b.英文對照，要求用最準確、最專(zhuān)業(yè)的術(shù)語(yǔ)把中文翻譯出來(lái) 
c.要做邀請函的版面設計工作，包括以下幾步： 
主版面設計：會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主承辦單位、主持單位、贊助單位 
封二設計：會(huì )議設置、前言、通知形式、要求以最標準、最精煉、最能表達的語(yǔ)言解釋會(huì )議的召開(kāi) 
封三設計：會(huì )議主題目?jì)热?、?huì )議時(shí)間、相關(guān)程序 
介紹及相關(guān)會(huì )議服務(wù)內容、會(huì )務(wù)費、聯(lián)系地址、聯(lián)系電話(huà)、聯(lián)系人等內容（預計一個(gè)星期完成） 

第四項：參會(huì )回執表 

4、發(fā)送邀請函的方式（在搜集信息的前提下有目的發(fā)送信息） 
a.針對邀請參會(huì )對象，發(fā)送信件，發(fā)送E-mail電話(huà)聯(lián)絡(luò ) 
b.針對贊助對象，最好方式是實(shí)地拜訪(fǎng)（并列處贊助方案書(shū)以供參考） 
5.對于電話(huà)招商中,參會(huì )人員會(huì )提的問(wèn)題 
a.會(huì )議的規模及價(jià)格的問(wèn)題 
b.出席人員 
c.影響度等 
d.此次會(huì )議的目的,意義等內容 
6.會(huì )議召開(kāi)期間的安排(另議) 

會(huì )議配套情況 

1、資料的印刷（邀請函的設計、印刷、資料夾的設計、制作，會(huì )場(chǎng)的氛圍的設計及外文翻譯等） 
a.印刷邀請函估計在2000份，資料夾350本左右 
b.會(huì )場(chǎng)氛圍設計，主席臺背板，會(huì )議主題板，會(huì )議中安排版 
c.會(huì )議名稱(chēng)板及為贊助單位特別宣傳板 
宣傳工具，燈光，宣傳品等 
d.同聲傳譯設備 
e.發(fā)言時(shí)間、發(fā)言順序、發(fā)言人的安排 
2、國際會(huì )議的召開(kāi)必須要安排同聲傳譯設備 
以北京為例：250-300人的規模 
同聲傳譯人員一般應以2-3人為宜，費用為3500+500元/人 
3、新聞發(fā)布 
舉辦新聞發(fā)布會(huì )的目的是為了招商宣傳，提高影響力。 
a.以招商為目的的最好定位在會(huì )議召開(kāi)的前兩個(gè)月舉行 
b.以提高會(huì )議的知名度為目的定位在會(huì )議前4-5天舉行 
c.新聞發(fā)布會(huì )的內容是什么？安排什么人出席等 
d.確立新聞發(fā)布會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn) 
e.邀請那些新聞單位參加 
f.準備新聞?dòng)浾咭釂?wèn)的相關(guān)內容 
g.確立新聞發(fā)布會(huì )的發(fā)言人 
h.準備大會(huì )新聞稿