一、制定目標

各類(lèi)企業(yè)應根據企業(yè)和產(chǎn)品的具體情況定出參展目標。目標主要包括以下幾個(gè)方面：

1．維護或樹(shù)立參展企業(yè)的形象。參展對于企業(yè)樹(shù)立形象來(lái)說(shuō)既省時(shí)又省力。對于新企業(yè)來(lái)說(shuō)，參展可以幫助企業(yè)在短時(shí)間內建立客戶(hù)關(guān)系，進(jìn)入市場(chǎng)，被同行業(yè)所接受。而對老企業(yè)來(lái)說(shuō)，則更應注重固定參加一些有影響有規模的專(zhuān)業(yè)展，以便定時(shí)與客戶(hù)交流聯(lián)絡(luò )。

2．增加對市場(chǎng)的了解。尤其是專(zhuān)業(yè)的展覽，展商很容易了解到其他企業(yè)的發(fā)展、產(chǎn)品狀況，甚至是科技秘密。另外，在與觀(guān)眾的交流中了解市場(chǎng)的需要和潛力。這些了解比日常的市場(chǎng)調研要直觀(guān)和準確。

3．宣傳產(chǎn)品和服務(wù)。展覽會(huì )是一種立體的廣告，為展商提供了一個(gè)充分展示自己產(chǎn)品的機會(huì )，使客戶(hù)增進(jìn)對產(chǎn)品和服務(wù)的了解，便于客戶(hù)接受。

4．銷(xiāo)售與成交。展覽的時(shí)間雖然短，為便于客戶(hù)直接與商家交流，大多數參展者都希望在展覽會(huì )上達成一些協(xié)議或意向，并以之為他們在展覽會(huì )的最大收獲。

二、決策分析

確定目標后，企業(yè)就可對各類(lèi)型的展覽進(jìn)行篩選，以便做出最明智選擇。展覽往往分為國際展、國內展。有的展覽范圍極廣，如博覽會(huì )，而有的專(zhuān)業(yè)展只限于該行業(yè)；另一方面，有的展覽注重的是產(chǎn)品的展示，有的則側重貿易交流。參展者必須先對展覽的性質(zhì)、規模和范圍有所了解，再進(jìn)行重點(diǎn)考慮。對于專(zhuān)業(yè)展來(lái)說(shuō)，展覽的時(shí)間十分重要。如果展覽時(shí)期恰好是該行業(yè)的繁榮時(shí)期，展覽的效果自然會(huì )好。故通常在年初或年底的展覽比較受歡迎，因為這個(gè)時(shí)候通常是企業(yè)制定計劃的時(shí)間，企業(yè)的參展或參觀(guān)都有可能對雙方有所影響。場(chǎng)地，也同樣至關(guān)重要，展覽會(huì )的場(chǎng)址是吸引參展商和觀(guān)眾的重要影響因素，直接關(guān)系著(zhù)產(chǎn)品的市場(chǎng)（展覽會(huì )的具體分類(lèi)詳見(jiàn)附錄）。

展覽會(huì )的組織者是展覽會(huì )中的靈魂，優(yōu)秀的組織者意味著(zhù)展覽會(huì )成功了一半。

三、做好預算

參展企業(yè)做好參展預算十分重要，如果計算得當并有連續性，那么商貿展覽會(huì )對于小企業(yè)來(lái)說(shuō)是很好的投資。

在制定預算時(shí)，需要記住的項目是：展臺空間、建造拆除、特別的廣告贈品、運輸費用、視聽(tīng)器材、電力開(kāi)支、電話(huà)服務(wù)、附屬材料、人員費、廣告、機票和酒店住宿等。當決定了成本以后，要準備一份工作單來(lái)分析經(jīng)濟狀況：投資的回報如何？回報等于總銷(xiāo)量除以展覽的總支出。每個(gè)銷(xiāo)售帶頭人的成本是多少？這等于展覽的總支出除以銷(xiāo)售帶頭人的數量。

四、寄發(fā)請柬

為了取得展會(huì )成功，應發(fā)出一些請貼。注意你的展臺和一些有關(guān)的新服務(wù)項目和新產(chǎn)品消息，并與你的客戶(hù)或潛在的客戶(hù)共同分享這些新服務(wù)項目和新產(chǎn)品。當然，你完全可以配合使用展覽會(huì )為你提供的展商專(zhuān)用請柬。

人們決定參加某個(gè)貿易展覽會(huì )的一個(gè)原因，是因為他們收到了參展公司或它們的銷(xiāo)售代理發(fā)出的請柬。要與那些真正感興趣的潛在客戶(hù)分享信息，而不是把大量的請柬送給那些你希望會(huì )對你的新產(chǎn)品或服務(wù)感興趣的人。有人建議應該把25%的展覽資金花在發(fā)請柬上。

一家市場(chǎng)分析公司對貿易展覽會(huì )作過(guò)多次調查，認為在展覽會(huì )開(kāi)展前應打電話(huà)邀請對方。比方可以說(shuō)：“今年的展覽會(huì )對我們公司來(lái)說(shuō)非同尋常，請到會(huì )來(lái)看望我們。”這是一個(gè)機會(huì )，請用你準備好的新計劃和新產(chǎn)品去測試市場(chǎng)。什么才是在最短的時(shí)間內向千萬(wàn)人介紹你的產(chǎn)品和服務(wù)的最佳時(shí)機？貿易展覽會(huì )就是最佳時(shí)機。

簡(jiǎn)而言之，準備參加展覽會(huì )的企業(yè)，可以通過(guò)主辦或承辦單位的介紹、招展資料、以往的會(huì )刊以及相關(guān)報紙雜志上的宣傳報道對展覽會(huì )進(jìn)行了解，以便全面考慮做出更為恰當的選擇。