出國參展之簽證辦理注意事項
日期：2016-04-26 / 人氣： / 來(lái)源：
保證簽證資料的真實(shí)有效
一提到要和政府機構打交道，國內企業(yè)的反應可能首先是有沒(méi)有竅門(mén)或者捷徑可走。對于生存在中國特有環(huán)境中的企業(yè)來(lái)說(shuō)，有這樣的想法并不奇怪。但在申請赴外商務(wù)簽證時(shí)，這種想打擦邊球、鉆空子、圖省事的念頭就十分有害了。因為國外大型展會(huì )的主要舉辦地一般是在歐美國家，他們的入境管理措施十分嚴密，均是預設申請人有移民或滯留意圖，所以簽證官員會(huì )對申請人所提供的材料進(jìn)行非常詳細的核實(shí)與甄別，絕不會(huì )“走過(guò)場(chǎng)”，只要發(fā)現有任何作假的痕跡，申請人將會(huì )被拒之門(mén)外。
比如，國內一家石材工具公司由老板親自帶隊去東歐某國參展，在遞送過(guò)程中只是因為秘書(shū)忘了讓參展人員簽名，而公司內的一個(gè)老業(yè)務(wù)員自作主張的代簽，最終導致被簽證官認定為造假。即使后來(lái)該公司的人全部去了領(lǐng)事館，還是無(wú)法避免被拒簽，就連那位已經(jīng)出國三十幾趟的老板本人也未能幸免。另有一家企業(yè)在申請赴加拿大參加一個(gè)五金展時(shí)，只是由于隨附的宣傳資料上夸大了企業(yè)的生產(chǎn)規模，也同樣被拒簽?？梢?jiàn)，對于出國參展企業(yè)的人員來(lái)說(shuō)，認真準備并如實(shí)的申報所被要求遞送的材料，才是成功簽出的最大保障。
細致合理的準備申請資料
在保證資料真實(shí)的前提下，資料準備的充分程度便成為影響簽證成功與否的第二大因素，企業(yè)應該篩選并預備提供那些具有證明力的有效文件，不要主動(dòng)提供那些與出展目的無(wú)直接關(guān)聯(lián)、可能造成誤解甚至麻煩的周邊材料。當然，如果是持因公護照組團出展，那事情就會(huì )簡(jiǎn)單很多，因為簽證將由地方政府外辦或組團方統一送簽并領(lǐng)取。不過(guò)對多數企業(yè)來(lái)說(shuō)，因私商務(wù)簽證才是他們最常用出展簽證方式，所以下面將著(zhù)重介紹為辦理因私商務(wù)簽證準備資料時(shí)，應注意的事項。
首先，要注意在提供信息上盡量保持團隊與個(gè)人的一致性，比如，所有團員都在一個(gè)行業(yè)、隸屬于同一個(gè)協(xié)會(huì )、學(xué)會(huì )或組織機構，大家都有固定工作和職業(yè)；然后要將出展的目的表述的簡(jiǎn)單明了，不能含糊其辭，要保證出展目的能被簽證官接受并理解，不會(huì )出現認識上的誤區；第一次出國的人員可能還會(huì )被要求提供工資證明，而護照上之前的出國經(jīng)歷將會(huì )是對申請人很有利的“誠信記錄”。此外，在準備好各國使館所要求材料的同時(shí)，申請企業(yè)應該自行準備好能證明其確實(shí)參展的相關(guān)材料，如展位費收據。最后，對于第一次出國參展的企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果可能，應該事先去專(zhuān)門(mén)公司或專(zhuān)業(yè)人士處咨詢(xún)或委托他們協(xié)助簽證事宜，這樣會(huì )使整個(gè)簽證過(guò)程順暢很多。
面簽時(shí)應當注意的細節
準備好簽證資料后，最后所要面對就是簽證官的面試與考察了。但在考慮如何應付簽證官的“刁難”之前，參展企業(yè)首先應該確定是否能見(jiàn)到簽證官，因為不少?lài)业拿婧炇切枰A約的。實(shí)際上，每天在各國大使館、領(lǐng)事館門(mén)口都有很多因為缺乏這些基本常識而打道回府的人。這里有個(gè)比較極端的例子是博世集團中國分公司邀請的一個(gè)美國客戶(hù)，但是臨了他卻來(lái)不了，因為在前往機場(chǎng)登機時(shí)他才知道去中國是需要簽證的。而且，簽證預約并非像打個(gè)電話(huà)預訂飯店那么簡(jiǎn)便，一般還得憑使館方面發(fā)的確認回函才算最終敲定。另外，在不同的國家，不同的時(shí)點(diǎn)，預約面簽結果也會(huì )不同，類(lèi)似美國、德國這樣的熱點(diǎn)地區，在遇到諸如長(cháng)假旅游、留學(xué)報到的旺季時(shí)往往要提前兩周、一個(gè)月甚至更久才能保證被排上。此外，在赴約前還需明確簽證費用的繳付方式，關(guān)鍵應弄清是通過(guò)委托代繳還是在現場(chǎng)直接支付。
而當參展人員最終面對簽證官的考察時(shí)，則應該注意把握以下四個(gè)面談原則：首先是不問(wèn)不說(shuō)，即只回答簽證官提出的問(wèn)題，爭取回答清楚，簡(jiǎn)捷明確。但不要主動(dòng)回答簽證官沒(méi)有提到的問(wèn)題。然后是不問(wèn)不給，即只提供簽證官要求的材料，不要主動(dòng)提供任何簽證官沒(méi)有要求的材料，哪怕自己帶的材料都用不上，不要主動(dòng)出示。接著(zhù)是問(wèn)誰(shuí)誰(shuí)答，當遇到簽證官有選擇地詢(xún)問(wèn)簽證團隊里特定團員問(wèn)題時(shí)，通常應由被問(wèn)的當事人來(lái)回答，不要征詢(xún)旁人意見(jiàn)，更不由他人代答。末了就是據實(shí)回答，這是最重要的訣竅，絕不要猜測簽證官希望什么樣的答案，只是照實(shí)回答就行。
未雨綢繆早做準備
雖然以上的多種方法能幫助企業(yè)盡量避免在簽證時(shí)遇到麻煩，但現實(shí)里我們仍然會(huì )發(fā)現那些玻璃櫥后面的領(lǐng)事還是要時(shí)不時(shí)給人帶來(lái)“驚喜”。實(shí)際上，就勵展國際銷(xiāo)售部所提供的意見(jiàn)，即便是那些常年參加各類(lèi)外展的老展商，也難保不會(huì )被拒簽。因此，企業(yè)在對待簽證問(wèn)題時(shí)最好能盡可能早的進(jìn)行準備，那樣即便相關(guān)人員由于不可預知因素而被拒簽，也能留出相應的時(shí)間進(jìn)行二次簽證。而以勵展國際銷(xiāo)售部的經(jīng)驗來(lái)看，除了美國外，在申請赴其他國家簽證時(shí)，第一次被拒而第二次通過(guò)的例子并不鮮見(jiàn)。
另者，一些特定人群在申請一些特定國家的簽證時(shí)可能會(huì )遇到差別待遇。比如，年齡低于三十五歲的未婚女性在申請北美與伊斯蘭教國家簽證時(shí)成功概率可能會(huì )低些，而西歐的地中海國家則對于江浙閩三省的申請特別“嚴格”。而那些在過(guò)去三年內有至少兩次獲得過(guò)西方發(fā)達國家（日本除外）簽證的人，則可以通過(guò)中信實(shí)業(yè)銀行直接送簽赴德簽證，其通過(guò)機會(huì )將較面簽大為增加。對于這些情況，參展企業(yè)應在選擇參展人員時(shí)加以注意。
最后，還有一些應急措施可以作為特殊情況下的一個(gè)選擇。比如，當實(shí)在需要參加某個(gè)展會(huì )而又被簽證所阻時(shí)，若該展是在歐盟國家舉辦，企業(yè)可以利用申根協(xié)定十五國之間的人員自由流動(dòng)便利，先通過(guò)其他更容易的方式去另外的歐盟國家，然后再轉道抵達目的地國。但這只能算是權宜之計，畢竟對于出國參展企業(yè)來(lái)說(shuō)，只有早了解早準備早行動(dòng)才是簽證順利的實(shí)在保障。
一提到要和政府機構打交道，國內企業(yè)的反應可能首先是有沒(méi)有竅門(mén)或者捷徑可走。對于生存在中國特有環(huán)境中的企業(yè)來(lái)說(shuō)，有這樣的想法并不奇怪。但在申請赴外商務(wù)簽證時(shí)，這種想打擦邊球、鉆空子、圖省事的念頭就十分有害了。因為國外大型展會(huì )的主要舉辦地一般是在歐美國家，他們的入境管理措施十分嚴密，均是預設申請人有移民或滯留意圖，所以簽證官員會(huì )對申請人所提供的材料進(jìn)行非常詳細的核實(shí)與甄別，絕不會(huì )“走過(guò)場(chǎng)”，只要發(fā)現有任何作假的痕跡，申請人將會(huì )被拒之門(mén)外。
比如，國內一家石材工具公司由老板親自帶隊去東歐某國參展，在遞送過(guò)程中只是因為秘書(shū)忘了讓參展人員簽名，而公司內的一個(gè)老業(yè)務(wù)員自作主張的代簽，最終導致被簽證官認定為造假。即使后來(lái)該公司的人全部去了領(lǐng)事館，還是無(wú)法避免被拒簽，就連那位已經(jīng)出國三十幾趟的老板本人也未能幸免。另有一家企業(yè)在申請赴加拿大參加一個(gè)五金展時(shí)，只是由于隨附的宣傳資料上夸大了企業(yè)的生產(chǎn)規模，也同樣被拒簽?？梢?jiàn)，對于出國參展企業(yè)的人員來(lái)說(shuō)，認真準備并如實(shí)的申報所被要求遞送的材料，才是成功簽出的最大保障。
細致合理的準備申請資料
在保證資料真實(shí)的前提下，資料準備的充分程度便成為影響簽證成功與否的第二大因素，企業(yè)應該篩選并預備提供那些具有證明力的有效文件，不要主動(dòng)提供那些與出展目的無(wú)直接關(guān)聯(lián)、可能造成誤解甚至麻煩的周邊材料。當然，如果是持因公護照組團出展，那事情就會(huì )簡(jiǎn)單很多，因為簽證將由地方政府外辦或組團方統一送簽并領(lǐng)取。不過(guò)對多數企業(yè)來(lái)說(shuō)，因私商務(wù)簽證才是他們最常用出展簽證方式，所以下面將著(zhù)重介紹為辦理因私商務(wù)簽證準備資料時(shí)，應注意的事項。
首先，要注意在提供信息上盡量保持團隊與個(gè)人的一致性，比如，所有團員都在一個(gè)行業(yè)、隸屬于同一個(gè)協(xié)會(huì )、學(xué)會(huì )或組織機構，大家都有固定工作和職業(yè)；然后要將出展的目的表述的簡(jiǎn)單明了，不能含糊其辭，要保證出展目的能被簽證官接受并理解，不會(huì )出現認識上的誤區；第一次出國的人員可能還會(huì )被要求提供工資證明，而護照上之前的出國經(jīng)歷將會(huì )是對申請人很有利的“誠信記錄”。此外，在準備好各國使館所要求材料的同時(shí)，申請企業(yè)應該自行準備好能證明其確實(shí)參展的相關(guān)材料，如展位費收據。最后，對于第一次出國參展的企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果可能，應該事先去專(zhuān)門(mén)公司或專(zhuān)業(yè)人士處咨詢(xún)或委托他們協(xié)助簽證事宜，這樣會(huì )使整個(gè)簽證過(guò)程順暢很多。
面簽時(shí)應當注意的細節
準備好簽證資料后，最后所要面對就是簽證官的面試與考察了。但在考慮如何應付簽證官的“刁難”之前，參展企業(yè)首先應該確定是否能見(jiàn)到簽證官，因為不少?lài)业拿婧炇切枰A約的。實(shí)際上，每天在各國大使館、領(lǐng)事館門(mén)口都有很多因為缺乏這些基本常識而打道回府的人。這里有個(gè)比較極端的例子是博世集團中國分公司邀請的一個(gè)美國客戶(hù)，但是臨了他卻來(lái)不了，因為在前往機場(chǎng)登機時(shí)他才知道去中國是需要簽證的。而且，簽證預約并非像打個(gè)電話(huà)預訂飯店那么簡(jiǎn)便，一般還得憑使館方面發(fā)的確認回函才算最終敲定。另外，在不同的國家，不同的時(shí)點(diǎn)，預約面簽結果也會(huì )不同，類(lèi)似美國、德國這樣的熱點(diǎn)地區，在遇到諸如長(cháng)假旅游、留學(xué)報到的旺季時(shí)往往要提前兩周、一個(gè)月甚至更久才能保證被排上。此外，在赴約前還需明確簽證費用的繳付方式，關(guān)鍵應弄清是通過(guò)委托代繳還是在現場(chǎng)直接支付。
而當參展人員最終面對簽證官的考察時(shí)，則應該注意把握以下四個(gè)面談原則：首先是不問(wèn)不說(shuō)，即只回答簽證官提出的問(wèn)題，爭取回答清楚，簡(jiǎn)捷明確。但不要主動(dòng)回答簽證官沒(méi)有提到的問(wèn)題。然后是不問(wèn)不給，即只提供簽證官要求的材料，不要主動(dòng)提供任何簽證官沒(méi)有要求的材料，哪怕自己帶的材料都用不上，不要主動(dòng)出示。接著(zhù)是問(wèn)誰(shuí)誰(shuí)答，當遇到簽證官有選擇地詢(xún)問(wèn)簽證團隊里特定團員問(wèn)題時(shí)，通常應由被問(wèn)的當事人來(lái)回答，不要征詢(xún)旁人意見(jiàn)，更不由他人代答。末了就是據實(shí)回答，這是最重要的訣竅，絕不要猜測簽證官希望什么樣的答案，只是照實(shí)回答就行。
未雨綢繆早做準備
雖然以上的多種方法能幫助企業(yè)盡量避免在簽證時(shí)遇到麻煩，但現實(shí)里我們仍然會(huì )發(fā)現那些玻璃櫥后面的領(lǐng)事還是要時(shí)不時(shí)給人帶來(lái)“驚喜”。實(shí)際上，就勵展國際銷(xiāo)售部所提供的意見(jiàn)，即便是那些常年參加各類(lèi)外展的老展商，也難保不會(huì )被拒簽。因此，企業(yè)在對待簽證問(wèn)題時(shí)最好能盡可能早的進(jìn)行準備，那樣即便相關(guān)人員由于不可預知因素而被拒簽，也能留出相應的時(shí)間進(jìn)行二次簽證。而以勵展國際銷(xiāo)售部的經(jīng)驗來(lái)看，除了美國外，在申請赴其他國家簽證時(shí)，第一次被拒而第二次通過(guò)的例子并不鮮見(jiàn)。
另者，一些特定人群在申請一些特定國家的簽證時(shí)可能會(huì )遇到差別待遇。比如，年齡低于三十五歲的未婚女性在申請北美與伊斯蘭教國家簽證時(shí)成功概率可能會(huì )低些，而西歐的地中海國家則對于江浙閩三省的申請特別“嚴格”。而那些在過(guò)去三年內有至少兩次獲得過(guò)西方發(fā)達國家（日本除外）簽證的人，則可以通過(guò)中信實(shí)業(yè)銀行直接送簽赴德簽證，其通過(guò)機會(huì )將較面簽大為增加。對于這些情況，參展企業(yè)應在選擇參展人員時(shí)加以注意。
最后，還有一些應急措施可以作為特殊情況下的一個(gè)選擇。比如，當實(shí)在需要參加某個(gè)展會(huì )而又被簽證所阻時(shí)，若該展是在歐盟國家舉辦，企業(yè)可以利用申根協(xié)定十五國之間的人員自由流動(dòng)便利，先通過(guò)其他更容易的方式去另外的歐盟國家，然后再轉道抵達目的地國。但這只能算是權宜之計，畢竟對于出國參展企業(yè)來(lái)說(shuō)，只有早了解早準備早行動(dòng)才是簽證順利的實(shí)在保障。
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