編者按：郵寄是將所有相關(guān)信息傳遞給參展商，而運輸是指將信息資料、供給等會(huì )展所需物品運送到會(huì )展地點(diǎn)。運輸物品包括所有報到記錄、文件袋、包裹、資料，報到處和辦公室需要的所有用品，會(huì )展期間要分發(fā)的物品，特別是活動(dòng)要頒發(fā)的獎品以及會(huì )展地點(diǎn)不能提供但卻用得著(zhù)的東西，都要運到會(huì )展舉辦地點(diǎn)。

 

　　在運輸方面需要考慮以下問(wèn)題：運輸物品和數量、運輸時(shí)間、運輸地點(diǎn)、運輸方式選擇等等。

 

　　運輸物品和數量

 

　　對于普通會(huì )展，尤其是不超過(guò)100人的小型會(huì )展，除了宣傳冊、會(huì )展材料、會(huì )展標識、名卡等用品外，一般不需要運輸太多東西，飯店或會(huì )展中心通常會(huì )配備一些基本辦公用品。

 

　　如果組織者需要在會(huì )展上給參展商發(fā)放文件袋，尤其是會(huì )展規模比較大，參展商達到幾百上千人時(shí)，運輸的物品就比較多了，可能有成箱的日程表、小冊子、文件袋等。

 

　　大型會(huì )展還要附帶與展覽有關(guān)的其他物品，此時(shí)就需要和承運商聯(lián)系托運事宜。托運是指將貨物從卸貨碼頭運離、儲存、最終運至會(huì )展地點(diǎn)或展覽大廳。會(huì )展地址必須能夠容納參展商所攜帶的所有物資。比如，一個(gè)展覽有100個(gè)展位，把展品從倉庫運到展廳還要借助于承運商。有些會(huì )展地點(diǎn)對物品的大小和重量有限制。在運輸工作開(kāi)始之前，會(huì )展組織者和參展商都要對細節了解清楚，做好早期調研，把所有不能攜帶的物品都交給承運商，自身只攜帶貴重物品和重要文件。

 

　　運輸時(shí)間

 

　　運輸的時(shí)間也非常重要，作為會(huì )展(www.cnena.com)組織者，需要協(xié)調好自己、會(huì )展地址和發(fā)貨人三方之間的關(guān)系。你可能已經(jīng)準備好物資，承運商也可以隨時(shí)給你發(fā)貨，但會(huì )展地點(diǎn)可能沒(méi)有足夠的空間來(lái)存放你的貨物，因為在你之前那里可能還有其他的會(huì )展或活動(dòng)，他們也需要運輸物資。即使酒店或會(huì )展中心有足夠的空間，發(fā)貨人也可以隨時(shí)運輸，但過(guò)早地將自己的貨物箱與其他人的貨物箱一起堆放在儲存室里可能產(chǎn)生混淆，貨物也可能會(huì )受損。

 

　　運輸物品要確定一個(gè)最佳時(shí)間。首先，咨詢(xún)承運商關(guān)于貨物從你所在的地方運到展廳需要的時(shí)間。然后，通知展廳你的進(jìn)出時(shí)間。運輸不只是將貨物運輸到會(huì )展地址，會(huì )展結束后你還需要打包運回一些貨物，因此貨物撤出會(huì )場(chǎng)的日期也同等重要。最后，經(jīng)過(guò)協(xié)商后，制定出合適的時(shí)間表，讓承運商能夠按時(shí)處理運輸事宜。

 

　　如果運輸的是文件匯編、日程安排之類(lèi)的印刷品，你可以和印刷商協(xié)商，讓其直接把這些資料運輸到會(huì )展地址。要做到這一點(diǎn)，需要提前與各方進(jìn)行良好的溝通。

 

　　運輸目的地

 

　　運費不僅取決于貨物種類(lèi)和數量，還與目的地有關(guān)。當地會(huì )展的運費相對來(lái)說(shuō)要少一些。如果會(huì )展在另一個(gè)省市，或比較遠的地區，或國外召開(kāi)，費用就必然會(huì )增加。其實(shí)，即使是在當地舉辦會(huì )展，同樣也不能輕視運輸這個(gè)問(wèn)題。

 

　　運輸方式選擇

 

　　運輸等式中的最后一個(gè)變量是“如何運輸”。根據會(huì )展規模的大小，可以做出不同的選擇。當會(huì )展(www.cnena.com)規模較小時(shí)，你可以選擇親自搬運。也就是說(shuō)，你自己是自己的運輸商，這被稱(chēng)為“個(gè)人運輸”。這種方法可以節約成本，因為只需要支付燃料費和自己的時(shí)間。但是，如果會(huì )展不是在當地召開(kāi)，或者會(huì )展規模比較大的話(huà)，這種方式就不適用了。