在展會(huì )的招展過(guò)程中，如果能夠尋找到支持及協(xié)助單位作為對口的合作單位，組團作為展覽會(huì )的招展代理，將是一個(gè)非常不錯的選擇，也是招展成功的重要環(huán)節。

組團的優(yōu)勢表現在：第一，能提高展覽會(huì )的影響力，加快信息的有效快速傳遞；第二，善用資源，優(yōu)勢互補，加快資源整合；第三，最大限度地挖掘新客戶(hù)，壯大參展隊伍；第四，最大限度地降低招展成本。

招展合作單位的要求與條件

1．能切實(shí)有效地開(kāi)展組團工作；

2．在該行業(yè)有較高的信譽(yù)和威望；

3．有一定的組團招展經(jīng)濟實(shí)力；

4．能指派專(zhuān)職人員負責該項工作；

5．有豐富的招展組團工作經(jīng)驗。

建立展覽營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò )

合作招展（組團）單位一般包括：行業(yè)的政府主管部門(mén)、行業(yè)的權威協(xié)會(huì )、具有廣泛影響力的行業(yè)媒體、主辦單位的分支機構、辦展機構（公司），還有是海外的代理機構（國際展）的建立。

1主要的媒介合作伙伴

（1）行業(yè)協(xié)會(huì )和商會(huì )

行業(yè)協(xié)會(huì )和商會(huì )在行業(yè)里有重要的影響和強大的號召力，它們一般擁有自己擅長(cháng)的領(lǐng)域和自己的營(yíng)銷(xiāo)渠道，也有自己獨特的營(yíng)銷(xiāo)技巧和營(yíng)銷(xiāo)手段，與這些單位合作，能很好地優(yōu)勢互補。

（2）國內外著(zhù)名展覽機構

（3）專(zhuān)業(yè)報刊雜志

行業(yè)內的專(zhuān)業(yè)報刊雜志對本行業(yè)有一定的影響，也有一批熟悉的客戶(hù)，對行業(yè)發(fā)展趨勢比較了解，聯(lián)系比較廣泛，不僅可以充當營(yíng)銷(xiāo)宣傳的喉舌，還可以直接招展。

（4）國際組織

一些相關(guān)的國際組織具有一定的權威性，在國際上有較強的號召力，與他們合作往往能很好地帶動(dòng)國外企業(yè)參展。

（5）各種招展代理

所謂代理，即對某一地區、某個(gè)專(zhuān)業(yè)擁有一定客戶(hù)的中介機構、行業(yè)協(xié)會(huì )、咨詢(xún)機構等。招展代理是與辦展機構緊密合作的專(zhuān)門(mén)的招展單位，適當地發(fā)展招展代理對展會(huì )招展很有好處。主辦方可以委托他們代理招展，當然，按照國際慣例是有償代理的。

（6）行業(yè)知名企業(yè)

行業(yè)知名企業(yè)在行業(yè)里有一定的號召力，它們的參展對其他企業(yè)有很好的示范效應，會(huì )帶動(dòng)一批企業(yè)參展。

（7）國外同類(lèi)展會(huì )

與國外同類(lèi)展會(huì )合作，在各自的展會(huì )上推廣對方的展會(huì )，或采取其他合作方式爭取彼此合作、營(yíng)銷(xiāo)互贏(yíng)。

（8）外國駐華機構

外國駐華使館和領(lǐng)事館以及其他機構，如貿易代表處、辦事處等，它們不僅對該國比較熟悉，聯(lián)系方便，而且對所在國也很了解，它們向該國企業(yè)推薦的展會(huì )一般能取得該國企業(yè)的信任。

（9）政府有關(guān)部門(mén)

與政府部門(mén)合作不僅有利于招展，還能取得很多其他便利條件。

（10）網(wǎng)絡(luò )

基于網(wǎng)絡(luò )的展覽營(yíng)銷(xiāo)具有全天候、跨國界、即時(shí)性、交互式、多媒體甚至媒體拉式與推式功能兼備等明顯優(yōu)于傳統營(yíng)銷(xiāo)方式的特點(diǎn)。企業(yè)以網(wǎng)絡(luò )為平臺在產(chǎn)品售前、售中、售后各環(huán)節展開(kāi)全程市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的優(yōu)勢和功能，最大限度地滿(mǎn)足客戶(hù)需求，以達到開(kāi)拓市場(chǎng)、樹(shù)立形象、促進(jìn)銷(xiāo)售和增加盈利的經(jīng)營(yíng)目的。

從展覽機構利用網(wǎng)絡(luò )資源和技術(shù)的深度和廣度來(lái)分，網(wǎng)絡(luò )營(yíng)銷(xiāo)的基本形式包括利用網(wǎng)絡(luò )媒體登載廣告、利用電子郵箱進(jìn)行郵件營(yíng)銷(xiāo)和利用網(wǎng)站進(jìn)行全方位網(wǎng)絡(luò )營(yíng)銷(xiāo)三種基本形式。從展覽機構網(wǎng)絡(luò )營(yíng)銷(xiāo)的具體功能來(lái)分，網(wǎng)絡(luò )營(yíng)銷(xiāo)包括網(wǎng)上調查、網(wǎng)上形象塑造、網(wǎng)絡(luò )產(chǎn)品展示、網(wǎng)絡(luò )促銷(xiāo)、網(wǎng)絡(luò )分銷(xiāo)、網(wǎng)絡(luò )公關(guān)、網(wǎng)絡(luò )客戶(hù)服務(wù)等形式。

網(wǎng)絡(luò )營(yíng)銷(xiāo)的發(fā)展經(jīng)過(guò)三個(gè)階段：試探營(yíng)銷(xiāo)階段、電子郵件營(yíng)銷(xiāo)階段、網(wǎng)站營(yíng)銷(xiāo)階段。目前在會(huì )展業(yè)的網(wǎng)絡(luò )營(yíng)銷(xiāo)領(lǐng)域工作重點(diǎn)轉移到了網(wǎng)站建設，包括域名申請、網(wǎng)站規劃、網(wǎng)頁(yè)制作、網(wǎng)站發(fā)布、網(wǎng)站推廣以及網(wǎng)站的管理和維護。一般大型展會(huì )都有自己的網(wǎng)站來(lái)宣傳展會(huì )，在網(wǎng)絡(luò )上宣傳也是一個(gè)不錯的選擇。

2與其他媒介的合作

（1）電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)

電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)是辦展機構的營(yíng)銷(xiāo)人員通過(guò)電話(huà)直接向目標參展商推銷(xiāo)展會(huì )的一種營(yíng)銷(xiāo)方式。營(yíng)銷(xiāo)人員不僅通過(guò)電話(huà)進(jìn)行展位促銷(xiāo)，還進(jìn)行市場(chǎng)調查、目標客戶(hù)的確定、市場(chǎng)定位、提供咨詢(xún)、處理投訴等多項營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)。在合適的時(shí)間給客戶(hù)打電話(huà)，要在電話(huà)中公開(kāi)自己及公司的身份和地址等，并如實(shí)地介紹展會(huì )，不能有意夸大事實(shí)、欺騙客戶(hù)。

（2）與一些媒體合作做新聞報道

展出者首先要在內部指定新聞負責人，要與媒體建立和保持良好的關(guān)系，具體的工作可以委托專(zhuān)業(yè)公司做。由于媒體的受眾不同，因此要選擇那些受眾是目標觀(guān)眾并有可能報道展覽會(huì )的媒體。對于貿易展出者，相關(guān)的媒體有經(jīng)濟報刊、商業(yè)類(lèi)報刊、電子媒體、地方報刊以及采訪(fǎng)展臺的記者。

展覽會(huì )組織者可以從展出地的新聞名錄中查找合適的媒體，也可以詢(xún)問(wèn)當地的客戶(hù)閱讀哪些報刊，從中選擇新聞媒體。媒體可以指單位，也可以視為媒體工作的個(gè)人，包括新聞報道員、貿易專(zhuān)欄評論員、電視臺和無(wú)線(xiàn)廣播電臺采訪(fǎng)員、攝影師、編輯及其他輿論導向者?？梢缘情T(mén)拜訪(fǎng)重要的媒體編輯，與有關(guān)編輯記者保持聯(lián)系，邀請他們參觀(guān)公司。

展出者的新聞工作程序是使用合適的新聞方式，通過(guò)合適的新聞媒體，將展出信息傳達給合適的觀(guān)眾，也就是目標觀(guān)眾。展出者經(jīng)常使用的新聞工作方式主要有：舉行記者招待會(huì )、編發(fā)系列新聞稿、提供照片、邀請主要媒體的記者參觀(guān)展臺、安排專(zhuān)訪(fǎng)等。新聞稿分綜合新聞稿和專(zhuān)題新聞稿。

展覽會(huì )開(kāi)幕前，在展出地舉辦記者招待會(huì )，全面介紹展出情況，包括目的、展出展品、展出者等。招待會(huì )上要提供裝有全套新聞資料的新聞資料袋。新聞資料袋可以提供給有關(guān)新聞媒體以及其他有關(guān)部門(mén)，包括工商業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì )、政府有關(guān)部門(mén)等。如果展覽會(huì )的觀(guān)眾來(lái)自不止一個(gè)地區，可以考慮在參觀(guān)者集中的其他地區也舉辦記者招待會(huì )。展覽會(huì )開(kāi)幕后，仍要繼續開(kāi)展新聞工作，積極邀請記者參觀(guān)展臺。如果有重要活動(dòng)或貴賓參觀(guān)，要安排記者或有關(guān)人員發(fā)函致謝。

（3）人員推廣

人員推廣是一種人際交流，是一種直接的宣傳方式，展出者通過(guò)與目標觀(guān)眾聯(lián)絡(luò )，告知展出情況，邀請其參觀(guān)展覽。會(huì )展的人員推廣方式主要有：發(fā)函、打電話(huà)、傳真、拜訪(fǎng)。

發(fā)函，就是將各種資料直接寄給潛在的參觀(guān)者，并邀請他們參觀(guān)展臺。這是一種直接的、單向的宣傳方式，也是會(huì )展業(yè)使用最廣泛、成本效益最佳的宣傳方式。直接發(fā)函可以利用專(zhuān)門(mén)的發(fā)函公司，委托其辦理直接發(fā)函，展出者也可以從發(fā)函公司購買(mǎi)郵寄名單自己郵寄。好的展會(huì )組織應建立目標觀(guān)眾的數據庫，按行業(yè)、地區、產(chǎn)品興趣、公司規模大小等標準分類(lèi)，展出者可以無(wú)償或有償利用。用電子郵件、傳真等發(fā)送邀請函的方式也越來(lái)越普遍。

每個(gè)展出者都應該安排直接發(fā)函方式，直接發(fā)函工作要根據需要和預算安排工作量，可以在展出者所在地安排，也可以派人或委托人在展覽會(huì )所在地安排。也可以采用寄禮品、貴賓卡等方式，雖說(shuō)禮品本身可能沒(méi)有多大價(jià)值，但是收到者卻更有可能參觀(guān)展臺。

還有就是寄獎券，在展臺索取小禮品，或者用投資方式發(fā)大禮品，禮品與獎券應當與展出內容有關(guān)。貴賓卡用于最重要的客戶(hù)，表示當他們前往展臺參觀(guān)時(shí)，憑此卡便會(huì )立即受到接待。此外，電話(huà)聯(lián)系、登門(mén)拜訪(fǎng)也是常用的方式。一般情況下，不要將廣告集中在展會(huì )開(kāi)幕前幾天，而應該在3～4個(gè)月前就開(kāi)始并持續刊登，時(shí)間間隔要事先安排好。

（4）做廣告

    會(huì )展宣傳是一種單向的信息傳遞，即展會(huì )組織者單方向地向潛在目標客戶(hù)傳達展覽信息，如果是消費性質(zhì)的展出，可以選擇大眾媒體，包

括大眾報刊、電視、電臺、網(wǎng)絡(luò )、人流集中的招貼、旗幟等；如果是專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的貿易展出，就要選擇使用生產(chǎn)和流通領(lǐng)域里針對目標觀(guān)眾的專(zhuān)業(yè)媒體，包括專(zhuān)業(yè)報刊、內部刊物、展覽刊物、專(zhuān)業(yè)網(wǎng)站等。廣告的優(yōu)勢是可以讓信息傳播得很廣泛。宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶(hù)外廣告。

媒體廣告包括專(zhuān)業(yè)媒體如報紙、雜志、網(wǎng)站等，大眾媒體如電視、電臺、主導性報紙等，主辦者應圍繞展覽不同的賣(mài)點(diǎn)和亮點(diǎn)來(lái)進(jìn)行宣傳，按區域、分行業(yè)地設計制作不同的軟廣告和硬廣告。除此之外，還可以通過(guò)新聞發(fā)布會(huì )、行業(yè)研討會(huì )等形式制造新聞題材，或對牽頭參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進(jìn)行新聞專(zhuān)訪(fǎng)，從側面傳播展覽會(huì )信息，進(jìn)行新聞炒作。

    戶(hù)外廣告則是利用人流量較大的公共場(chǎng)所，如：機場(chǎng)、車(chē)站、碼頭、商業(yè)街道和廣場(chǎng)等地點(diǎn)，以海報、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行廣泛宣傳。其目的是營(yíng)造展覽會(huì )的聲勢，形成廣告宣傳攻勢?，F代會(huì )展操作越來(lái)越重視宣傳廣告的投入力度和宣傳質(zhì)量，廣告宣傳就像一場(chǎng)戰爭中的戰略武器，有“打擊面廣、威懾力大、殺傷力強”等特點(diǎn)，是贏(yíng)得競爭優(yōu)勢的一個(gè)重要的武器。

    招展的意義展會(huì )招展是指辦展機構通過(guò)各種方法和渠道邀請展覽題材所涉及的企業(yè)及觀(guān)眾到展會(huì )現場(chǎng)參展的工作過(guò)程。展會(huì )是一種聯(lián)系買(mǎi)家和賣(mài)家的理想紐帶，這里的“買(mǎi)家”是指專(zhuān)業(yè)觀(guān)眾或中間商，“賣(mài)家”是指參展商。展會(huì )的目的是有效地把買(mǎi)賣(mài)雙方組織到一起，促進(jìn)和提高買(mǎi)賣(mài)雙方信息交換率和交易成功率。展商滿(mǎn)意了、觀(guān)眾滿(mǎn)意了，主承辦單位也滿(mǎn)意了，才能說(shuō)展會(huì )成功了，因此招展工作至關(guān)重要。